Все статьи|;->Статьи о работе - 13|;->Как эффективно распределить рабочее время?

Как эффективно распределить рабочее время?

Современному человеку, живущему в городе, часто не хватает времени. Он выбивается из сил на работе, но ему все равно приходится оставаться или брать работу на дом. В результате страдает и личная жизнь.

Нехватка рабочего времени Так ли тяжела ноша или виноват авитаминоз? Ведь, есть же люди, которые сохраняют заряд энергии весь день и еще успевают пойти на встречу с друзьями или даже по магазинам.

Существует еще одна причина, отбирающая драгоценные часы и минуты, отпущенные трудовым днем. Это неумение организовать свое время и правильно распределить силы.

Частенько бывает, что у сотрудника N работа кипит в поте лица. Он не сидит на месте, постоянно решает какие-то вопросы по телефону. На столе творческий беспорядок. К концу дня он уже совершенно без сил, а работы еще много. Как же так получается?

Вот, хороший сотрудник N пришел на работу и сразу принялся за дело. На поиски нужной бумаги он потратил до пяти минут. После этого сделал телефонный звонок. Клиент попросил еще что-то уточнить. Но, чтобы разыскать необходимую информацию, N пришлось потратить неопределенное количество времени на поиски файла на компьютере, а затем нужно было снова найти какую-то бумагу... В процессе работы, N принял входящую электронную почту и обнаружил там новую задачу, которая показалась ему срочной. После выполнения еще пяти действий, N вспомнил о задаче № 1 и принялся ее выполнять. Но понадобилось время, чтобы вспомнить о том, на чем же он остановился. В течение дня N старался, досадовал и торопился. Пообедать ему не удалось. И, вот, он голодный и усталый остается после работы разбирать завал.

Другой сотрудник B очень любит говорить по телефону по всем вопросам, уделяя собеседнику много внимания. Электронной почтой он пользуется только в случаях, когда совсем не дозвониться до человека. Сотрудник C, наоборот, не терпит общения по телефону и часами ждет ответа по электронке.

Совсем неплохой сотрудник D опирается только на свою память и почти ничего не записывает. Поэтому ему приходится часто перезванивать клиентам или коллегам для уточнения той или иной информации. Что и говорить о сотруднике E, который целый день бьется над неразрешимой задачей и думать забыл о других не менее важных, но простых делах.

Примеров можно привести еще много, ведь у каждого своя изюминка. Как же организовать свой рабочий день, чтобы и дело спорилось и сердце радовалось?

- Если объем работы известен с вечера, составьте план на завтра. Не пишите все дела подряд. Важно расставить их по степени важности и отвести для каждой свое время. По мере выполнения задач, вычеркивайте каждый выполненный пункт.
- Если работа поступает в течение дня, на первое место выносится самое срочное. Утром также необходимо сделать дела, которые во второй половине дня потеряют актуальность.
- Наиболее простые задачи, не отнимающие много времени сделайте раньше. А те, что посложнее, оставьте на наиболее спокойную часть дня.
- Не беритесь за новое дело, не выполнив предыдущее. Лучше спокойно его закончите, не распыляясь.
- Если вы не знаете, как решить тот или иной вопрос, не понимаете с какой стороны к нему подступиться, составьте список возможных действий. Это внесет ясность и добавит чувство уверенности.
- Если, все же, вопрос на данном этапе неразрешим, логично взять таймаут и заняться тем, что по плечу. Но потом обязательно вернитесь к впоросу, не оставляйте все на самотек.
- Наводите порядок в бумагах, папках и компьютере. Все должно находиться в свободном доступе, на привычном месте и не вызывать никаких задержек. Если работаете в нескольких программах, сверните все нужные окна в панели задач, тогда не придется долго ждать их открытия. Не загромождайте почту ненужными письмами, сортируйте их.
- Используйте телефон и почту рационально. Если дело срочное – звоните, терпит отлагательств – пишите. Так вы сэкономите время и силы не только свои, но и ваших коллег и клиентов.
- Если по долгу службы необходимо отправиться в другой конец здания, вспомните обо всех нуждах в том месте, чтобы не пришлось ходить несколько раз.
- Не перемалывайте неудачи или чье-то плохое настроение. Просто переключитесь на новую задачу.
- Устраивайте небольшие перерывы, не работайте на износ. Очень полезно иногда и попить кофе. Нужно ли говорить, что слишком длительные обеды полезны для настроения, но вредны для работы.

Стоит внимательно отнестись к особенностям своего рабочего дня, чтобы сделать нужные выводы и перестроитья. Возможно, для анализа потребуется какое-то время. Но оно окупится, когда вы обнаружите, что сегодня было много работы, а вы почти не устали.

08.10.2012

Работа с персоналом

В помощь соискателю



Сверхурочная работа|| Что работники хранят в тайне|| Офисные служащие||